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¿Es válido incluir la firma escaneada en un contrato?

Existen diversos clientes que me han consultado sobre la validez de firmar un contrato desde el ordenador. Partiendo de esa base, me he encontrado con diversa casuística. Los hay desde que directamente escanean la firma y copian y pegan un archivo de imagen en el documento Word, hasta los que incluso plantean desarrollar una herramienta para firmar utilizando el ratón o una tableta gráfica. La cuestión es, ¿hasta qué punto sería válido un contrato firmado a través de estos medios?

Para responder a esta pregunta debemos separar, por un lado, la validez de la firma y, por otro, la validez del cont10rato en sí mismo. En relación con lo primero, el Reglamento (UE) 910/2014 (Reglamento eIDAS) y la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, nos dan la solución. Se distinguen tres tipos diferentes de firma electrónica:

  1. Firma electrónica, como tal, que se define como el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.
  2. Firma electrónica avanzada, que sería la firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su exclusivo control.
  3. Firma electrónica cualificada, que sería una firma electrónica avanzada basada en un certificado cualificado y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. Es decir, sería básicamente el certificado digital que utilizamos para realizar, por ejemplo, trámites online en la administración tributaria y demás.

Pues bien, a tales efectos, la firma electrónica cualificada tendrá respecto de los datos consignados en forma electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel. Es decir, el único tipo de firma electrónica a la que la Ley otorga de manera expresa el mismo valor que la firma manuscrita es esta.

No obstante, a pesar de lo anterior, la firma electrónica avanzada también podría ser válida para cumplir su cometido, ya que la propia Ley establece que “Si se impugna la autenticidad de la firma electrónica avanzada, con la que se hayan firmado los datos incorporados al documento electrónico, se estará a lo establecido en el apartado 2 del artículo 326 de la Ley de Enjuiciamiento Civil”. Esto significa que, en caso de impugnarse la validez, se podrá solicitar un cotejo pericial. En este sentido, para que una firma electrónica obtenga el carácter de avanzada debe captarse a través de un sistema que: (i) capte datos biométricos, (ii) realice un sellado de tiempo y (iii) permita almacenar toda la información en un único archivo que igualmente contenga el contenido firmado (como un archivo pdf). Todo esto será lo que luego permitirá comprobar su autenticidad.

En este contexto, surgiría la siguiente duda: ¿si no se trata de una firma electrónica cualificada o, al menos, una firma electrónica avanzada, el contrato no sería válido? Esto no sería exactamente así, ya que los contratos gozan de libertad de forma (art. 1278 del Código Civil). Esto significa que los contratos deben cumplirse independientemente de cómo se hayan celebrado (siempre que exista consentimiento, objeto y causa). Sin embargo, el problema principal reside en la posibilidad de probar que el contrato se ha celebrado realmente si no podemos garantizar la autenticidad firma, que es lo que da lugar a que sea importante tener en cuenta lo comentado anteriormente acerca de la firma electrónica.

En conclusión, si firmamos los contratos electrónicamente y no contamos con un sistema idóneo para ello, que cumpla con los requisitos indicados, se podría rebatir la validez del contrato con más facilidad. De esta forma, la recomendación sería implementar un sistema así únicamente en el caso de que podamos demostrar adecuada y fácilmente la autenticidad de las firmas y la validez del documento.

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